Datenschutzerklärung

Stand: 24.04.2020

Grundsätzliches

Die Adresse unserer Website ist: https://www.parrotpolls.com. Die Adresse der Applikation ist https://parrotpolls.com. Wir unterscheiden immer grundsätzlich zwischen Webseite und Applikation.

Eure Sicherheit im Internet und der Datenschutz sind uns sehr wichtig. Wir finden DSGVO gut, trotz des Aufwands, den das Gesetz für Unternehmen wie uns an einigen Stellen vielleicht bedeutet. Wir wollen ParrotPolls immer besser machen und deshalb analysieren wir die Verwendung unserer Webseite und unserer Applikation mithilfe von Software-Analytics-Anwendungen.

Grundsätzlich erheben wir nur Daten, die für unseren Service (Webseite und Applikation) und dessen Verbesserung nötig sind. Wir halten uns an die datenschutzrechtlichen Gesetze. Wir möchten euch mit dieser Datenschutzinformation erklären, was bei der Nutzung dieser Website mit deinen Daten geschieht und wie wir Eure Privatsphäre dabei schützen.

Wer ist verantwortlich für (www.)parrotpolls.com?

Wir, die ParrotPolls GbR, Röhrigstraße 1, 22763 Hamburg sind für die Webseite www.parrotpolls.com und die Applikation parrotpolls.com verantwortlich. Die ParrotPolls GbR besteht aus zwei Personen: Stefan Ukena und Jan Grau. Yeah.

Was sind personenbezogene Daten und was ist unter einer Verarbeitung dieser Daten zu verstehen?

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung identifiziert werden kann. Dazu gehören Name, Anschrift, Telefon- oder Faxnummer, E-Mailadresse, aber auch Angaben zu persönlichen Interessen, wenn diese Angaben einem Nutzer persönlich direkt oder indirekt zugeordnet werden können. Im Endeffekt geht es also darum, ob wir die bei uns gespeicherten Daten euch als Person zuordnen können oder nicht.

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. Hier geht es also darum, was wir mit den gespeicherten Daten machen.

Warum erheben wir Daten?

Wir unterscheiden bei ParrotPolls zwischen der öffentlich zugänglichen Webseite und der Applikation.

Auf der Webseite speichern wir Daten, um zum Beispiel zu sehen, welche Blog-Beiträge besonders beliebt sind, d.h. viele Besucher haben. Wir möchten mithilfe dieser Daten natürlich unsere Webseite verbessern.

Innerhalb der Applikation speichern wir einerseits natürlich die Antworten, die ihr eingebt (das ist schließlich der Zweck von ParrotPolls). Wir möchten aber z.B. auch wissen, welche Funktionen häufiger und welche seltener benutzt werden, damit wir unsere Applikation zukünftig verbessern können. Dabei achten wir immer sorgfältig darauf, dass wir diese Daten anonymisiert erheben, d.h. wir können und wollen keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Personen ziehen.

Daten, die wir auf der Webseite erheben

Wo hosten wir unsere Webseite?

Unsere Webseite www.parrotpolls.com (nicht die Applikation parrotpolls.com) hosten wir mithilfe unseres Dienstleisters Webflow, Inc., 398 11th Street, 2nd Floor, San Francisco, CA 94103 (webflow.com).

Kontaktformular und andere Formulare auf unserer Webseite

Bei der Benutzung des Kontaktformulars und anderer Formulare werden die Daten von unserem Hosting-Anbieter gespeichert und an uns übermittelt.

Newsletter-Anmeldung und -Versand

Unseren Newsletter versenden über unseren Dienstleister Mailchimp (Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA; Datenschutzerklärung: https://mailchimp.com/legal/privacy/). Wenn du dich für unseren Newsletter anmeldest, dann übermitteln wir deine Email-Adresse und (wenn du ihn angegeben hast) deinen Namen an unseren Dienstleister, damit wir dir unseren Newsletter senden können. Um unseren Newsletter zu verbessern, benutzen wir Tracking- und Analytics-Funktionen unseres Dienstleisters, mit deren Hilfe wir sehen, wieviele Empfänger unsere Email geöffnet haben.

Der Einsatz von Cookies auf unserer Webseite

Du hast die Wahl: Wenn du unsere Webseite das erste mal besuchst, fragen wir dich nach deine Einwilligung, ob du die Speicherung von Cookies zulassen möchtest ("Cookie-Zustimmung"). Erst nachdem du auf "Akzeptieren" klickst, werden Cookies gespeichert.

Grundsätzliches über Cookies: Cookies sind kleine Dateien, die beim Aufruf bestimmter Internet-Seiten vom Server auf der Festplatte deines Computers gespeichert werden. Dafür gibt es im jeweiligen Browser des Nutzers einen bestimmten Bereich, in dem die Cookies automatisch abgelegt werden. Kommt der Nutzer später wieder einmal auf die Internet-Seite zurück, kann der Server am entsprechenden Cookie erkennen, dass er schon einmal dort war. Im Cookie können z.B. auch Informationen darüber gespeichert sein, wie lange bzw. wie oft man auf einer Seite war.

ZOHO CRM und Zoho Sales IQ

Personenbezogene Daten, die ihr durch eine Kontaktanfrage (per Website, Email, Telefon, Chat oder persönlich), eine Newsletter-Anmeldung oder direkte geschäftliche Beziehungen an uns mitgeteilt haben, werden von uns mit Hilfe SOHO CRM verarbeitet und gepflegt.

Wir verwenden Zoho CRM, einen Dienst der ZOHO CORPORATION B. V. (Hoogoorddreef 15, 1101 BA, Amsterdam, Niederlande). An der Bereitstellung von Zoho beteiligt ist die Zoho Corporation Pvt. Ltd. (Estancia IT Park, Plot No. 140 & 151, GST Road, Vallancherry Village, Chengalpattu Taluk, Kanchipuram District 603 202, Indien). Bitte beachtet, dass in Indien als Drittland zwar kein angemessenes Datenschutzniveau besteht und kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, die Zoho Corporation Pvt. Ltd aber hinreichende Garantien abgegeben hat, die ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen.

Zusätzlich nutzen wir einen Webanalysedienst der Zoho Corporation B. V. Zoho Sales IQ verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website durch euch ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über eure Benutzung unserer Website werden in der Regel an einen Server von Zoho in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf unserer Website, wird Ihre IP-Adresse von Zoho jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Zoho in den USA übertragen und dort gekürzt. In unserem Auftrag wird Zoho diese Informationen benutzen, um eure Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Zoho Sales IQ von eurem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Zoho zusammengeführt.

Details zum Datenschutz bei Zoho sowie zu Einstellmöglichkeiten zum Schutz von persönlichen Daten könnt ihr den Datenschutzhinweisen von Zoho entnehmen: https://www.zoho.eu/privacy.html.

Google Analytics

Wir verwenden auf unserer Webseite Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. ("Google"). ParrotPolls erhält von Google Analytics ausschließlich Auswertungen von Daten ohne Personenbezug.

Google Analytics verwendet ebenfalls Cookies, mit deren Hilfe wir erfahren, welche Seiten wie häufig besucht werden usw. Obwohl wir keinerlei Rückschlüsse zu einzelnen Personen machen können, erhält Google hierdurch Informationen über euch: Auf unserer Webseite wurde die IP-Anonymisierung aktiviert, so dass die IP-Adresse der Nutzer von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt wird. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Google wird diese Informationen benutzen, um die persönliche Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall eure IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen.

Ihr könnt die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung in eurem Browser verhindern (siehe unten). Durch die Nutzung dieser Website erklärt ihr euch mit der Bearbeitung der über euch erhobenen Daten durch Google in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden.

Ihr könnt darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf eure Nutzung der Website bezogenen Daten an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem ihr das verfügbare Browser-Plugin herunterladet und installiert. Weitere Informationen zu den Nutzungsbedingungen und dem Datenschutz zu Google Analytics findet ihr unter https://www.google.com/analytics/terms/de.html und unter https://www.google.com/intl/de/analytics/privacyoverview.html.

Sofern die Verwendung des Plugins beispielsweise bei Smartphones nicht möglich ist, könnt ihr die Erfassung durch Google Analytics ebenfalls verhindern, indem ihr beim Besuch unserer Seite der Verwendung von Cookies widerspricht. Einfach in entsprechenden Hinweis-Dialog auf "Ablehnen" klicken.

Google Tag Manager und Google Ads zur "Konvertierungsmessung"

Wir setzen Google Ads ein, um Werbung in der Google Suche und anderen Webseiten zu schalten. Um den Erfolg dieser Werbemaßnahmen zu ermitteln (sog. "Konvertierungsmessung") setzen wir Google Tag Manager ein, um bei bestimmten Nutzer-Aktionen Informationen wie im Abschnitt Google Analytics beschrieben an Google Ads zu übermitteln. Dies ist notwendig, damit wir z.B. erkennen können, eine Werbeanzeige für unseren Newsletter tatsächlich dazu geführt hat, dass mehr Leute unseren Newsletter abonnieren. Die übermittelten Daten können wir nur in aggregierter Form einsehen und können dadurch keine Rückschlüsse auf einzelne ziehen.

Eingebettete Inhalte von anderen Websites (Drittanbieter)

Manchmal betten wir bei uns Inhalte von anderen Webseiten ("Drittanbietern") ein. In diesen Fällen stellt dein Browser automatisch eine Verbindung zu den Servern des Drittanbieters her.

Diese Drittanbieter können Daten über dich sammeln, Cookies benutzen, zusätzliche Tracking-Dienste von weiteren Anbietern einbetten und deine Interaktion mit diesem eingebetteten Inhalt aufzeichnen, inklusive deiner Interaktion mit dem eingebetteten Inhalt, falls du ein Konto hast und auf dieser Website angemeldet bist.

Chat-Funktion

Für die Chat-Funktion verwenden wir den Dienstleister Zoho (Europa-Niederlassung: Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT UTRECHT). Die folgenden Daten werden erfasst: die anonymisierte IP-Adresse, der Standort der IP-Adresse (was nicht unbedingt dein Standort ist, sondern in der Regel der Standort des Rechenzentrums deines Internet- oder Mobilfunkanbieters), die von dir gerade besuchten Seiten auf www.parrotpolls.com und die Dauer des Aufenthalts. Wenn du mit uns chattest, werden natürlich außerdem die Daten erfasst, die du in den Chat eingibst. Die Daten werden von unserem Dienstleister für 7 Tage gespeichert und dann gelöscht.

Verwendung von Hotjar

Unsere Webseite benutzt den Hotjar Analyse-Service zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit der Hotjar Ltd. Hotjar Ltd. ist ein europäisches Unternehmen mit Sitz in Malta (Hotjar Ltd, Level 2, St Julians Business Centre, 3, Elia Zammit Street, St Julians STJ 1000, Malta, Europe).

Es können Mausklicks sowie Maus- und Scrollbewegungen aufgezeichnet werden. Ebenso können auf der Applikation durchgeführte Tastatureingaben aufgezeichnet werden - allerdings anonymisiert. Wir sehen nur, dass etwas geschrieben wird, aber keinen Inhalt. Die Aufnahme findet daher nicht personifiziert statt und bleibt somit anonym. Hotjar verwendet zur Erhebung und Übertragung eurer Daten einen Tracking-Code. Sobald ihr eine Website besucht, die Hotjar nutzt, erhebt der Tracking-Code automatisch die auf Ihrer Aktivität beruhenden Daten und speichert sie auf den Hotjar Servern in Irland. Zudem erheben die durch die Website auf Ihrem Computer oder Ihrem Endendgerät platzierten Cookies ebenfalls Daten. Für weitere Informationen, wie Hotjar arbeitet, besucht  diese Seite. Möchtet ihr der Erhebung der Daten durch Hotjar widersprechen (Opt-Out), dann klickt bitte hier.

Wenn ihr uns kontaktiert

Wenn ihr euch mit uns in Verbindung setzt, sei es telefonisch, per Mail, per Brief oder über unser Kontaktformular, verarbeiten wir für die Bearbeitung eures Anliegens die von euch mitgeteilten personenbezogenen Daten, wie beispielsweise Name und E-Mail-Adresse. Wir behandeln eure Daten vertraulich und geben sie nicht an unbefugte Dritte weiter. (Welche Dienste von Drittanbietern wir benutzen, um eure Anfragen zu bearbeiten und unsere Arbeit zu erledigen, beschreiben wir in den nächsten Abschnitten.)

Die Daten werden vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht, sobald wir eure Anfrage abschließend bearbeitet haben. Bei einer Kontaktaufnahme könnt ihr der Speicherung eurer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. Wir weisen dann aber auch darauf hin, dass wir in diesem Fall eure Anfrage möglicherweise nicht weiter bearbeiten können.

Trello

Wir nutzen Trello von Atlassian B.V., c/o Atlassian, Inc., 350 Bush Street, San Francisco, CA 94104 für die Bearbeitung von Anfragen und das Nachverfolgen von zu erledigenden Aufgaben. Wenn ihr uns kontaktiert, kann es vorkommen, dass wir eure Email-Adresse zusammen mit eurem Namen in Trello speichern. Wir tun dies ausschließlich manuell und benutzen diese Daten nur, um mit euch in Kontakt bleiben zu können. Wenn ihr dies nicht möchtet, so widersprecht bitte.

Google G-Suite

Wir sind G-Suite Nutzer (übrigens sogar Nutzer der ersten Stunde!), d.h. wenn ihr uns per Email kontaktiert, dann verarbeitet Google in unserem Auftrag eure Daten für uns. Für die Bearbeitung der Anfragen per Mail und die Speicherung eurer Vertragsdaten nutzen wir die Dienste von Google G-Suite. Da wir sogenannte “Business Kunden” sind, haben wir für die Auftragsdatenverarbeitung auch einen Vertrag mit Google abgeschlossen und sind entsprechend DSGVO konform. (Genau nebenbei: Google verpflichtet sich dadurch natürlich auch, dass eure Emails nicht für Googles Zwecke verwendet werden, sondern ausschließlich dafür, dass wir mit euch in Kontakt treten können.)

Verwendung von Scriptbibliotheken und Schriften (Google Webfonts)

Um unsere Inhalte browserübergreifend korrekt und grafisch ansprechend darzustellen, verwenden wir auf unserer Website Google Webfonts (https://www.google.com/webfonts/). Google Webfonts werden zur Vermeidung mehrfachen Ladens in den Cache eures Browsers übertragen. Falls euer Browser Google Webfonts nicht unterstützt oder den Zugriff unterbindet, werden die Inhalte in einer Standardschrift angezeigt.

Der Aufruf von Scriptbibliotheken oder Schriftbibliotheken löst automatisch eine Verbindung zum Betreiber der Bibliothek aus. Dabei ist es theoretisch möglich – aktuell allerdings auch unklar ob und ggf. zu welchen Zwecken – dass die Betreiber entsprechender Bibliotheken Daten erheben. Die Datenschutzrichtlinie des Bibliothekbetreibers Google findet ihr hier: https://www.google.com/policies/privacy/

Daten, die wir bei der Benutzung der Applikation erheben

Abstimmungsergebnisse ("Einzelergebnisse")

Die ParrotPolls-Applikation soll euch einen Überblick über die Stimmung in eurem Team oder eurer Organsation geben. Hierfür bieten wir euch die Möglichkeit, auf der Abstimmungsseite für eure ParrotPolls-Frage zwei Dinge anzugeben: eure Stimmung und ggf. einen Kommentar. Wir speichern diese Abstimmungsergebnisse als Zahlen (Stimmung), als Text (Kommentar) zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit der Abstimmung als Einzelergebnis der zugehörigen ParrotPolls-Frage. Auf der jeweiligen Ergebnisseite können alle Personen, die Zugang zu der Frage erhalten haben, auch die jeweiligen Einzelergebnisse sehen. Wir speichern diese Einzelergebnisse (Stimmung und Kommentare) so lange ihr Kunden von uns seid. Danach werden wir die Einzelergebnisse löschen.

Auf der Ergebnisseite könnt ihr weitere Daten eintragen (z.B. ein Team-Meeting mit Datumsangabe). Diese werden von uns wie die o.g. Einzelergebnisse behandelt.

Das Alles ist 100% anonym: Wir speichern keinerlei personenbezogene Daten bei der Erfassung der Einzelergebnisse. D.h. wir können keinen Zusammenhang herstellen zwischen einzelnen Personen und den Einzelergebnissen. Das bedeutet zum Beispiel auch, dass wir nicht erkennen und damit auch nicht verhindern können, dass eine Person mehrfach nacheinander abstimmt.

Nutzungsdaten

Um unsere Applikation zu verbessern, möchten wir wissen, ob und wie die Anwendung benutzt wird. Hierzu zählt auch das Abstimmungsverhalten in anonymisierter Form. Beispiel für einen internen Monitor, den wir für die Verbesserung von ParrotPolls verwenden:

  • die Email-Adresse des Kunden, dem die ParrotPolls-Frage gehört
  • wir sehen den Teamnamen (wenn einer angegeben wurde)
  • wann das Team angelegt wurde,
  • die Anzahl der Einzelergebnisse der aktuellen und der letzten drei Wochen,
  • die Anzahl der Team-Meetings der aktuellen und der letzten drei Wochen

Wozu verwenden wir diesen Monitor? Wir möchten z.B. bei einem neuen Kunden sehen können, ob ParrotPolls benutzt wird oder nicht, damit wir ggf. unsere Hilfe anbieten können.

Wir können in einem solchen Monitor aber nicht sehen, wie ihr in eurem Team abgestimmt habt. Wir können nicht sehen, ob positive oder negative Stimmung herrscht und natürlich sehen wir auch auf keinen Fall eure Kommentare.

Veröffentlichung zusammenfassender Auswertungen

Um besser zu verstehen, wie regelmäßige Zyklen der Stimmungen von Mitarbeitern sind, analysieren wir regelmäßig den Durchschnitt aller Stimmungen aller Teams je Woche in anonymisierter Form. Wir können also keinen Rückschluss auf einzelne Teams, einzelne Unternehmen oder einzelne Personen ziehen.

Wir behalten uns vor, diese kumulierten Daten zu speichern, zu veröffentlichen und darüber zu berichten. Wir wollen damit einen Beitrag zur New Work Diskussion leisten und zeigen, wie sich die Stimmungen in Teams verändern können. Wir werten dafür ausschließlich die Stimmungswerte (Smileys) aus. Wir werten keinerlei Kommentartexte aus, weder manuell noch automatisiert.

Wir sichern zu, dass die Anonymität des einzelnen Teams, der Unternehmen und jedes einzelnen Teilnehmers immer gewahrt wird.

Automatische Erinnerungs-Emails

ParrotPolls bietet ein Funktion für eine automatische Erinnerungs-Email, damit man das Abstimmen nicht vergisst. Für die Einrichtung muss die Email-Adresse hinterlegt werden und dann in einem zweiten Schritt der Zusendung der Emails zugestimmt werden. Wir speichern hierzu natürlich auch die Email Adressen. Die Erinnerungs-Email ist aber 100% anonym, d.h. der Link in der Email lässt keine Rückschlüsse auf die Email-Adresse zu. Wir möchten euch an die Abstimmung zwar mit der Email erinnern, aber wir versuchen nicht heraus zu finden, ob ihr auch tatsächlich den Link angeklickt habt.

Zum Versand dieser automatischen Emails verwenden wir den Dienstleister SendGrind (siehe Sendgrids Datenschutzinformationen), ein Unternehmen von Twilio (Adresse von Twilio Europa: 25-28 North Wall Quay, Dublin 1, Ireland). Damit wir dir Emails mithilfe unseres Dienstleisters schicken können, übermitteln wir deine Email-Adresse und den Inhalt der zu versendenden Email an den Anbieter.

Automatisches Logging

Wenn ihr unsere Applikation unter https://parrotpolls.com benutzt, dann speichern wir in manchen Fällen eure IP-Adresse, Informationen über den verwendeten Browser und ggf. weitere Informationen, die uns ermöglichen sollen, Fehler in unserer Applikation zu beheben und Missbrauch zu verhindern. Dies benutzen wir ausschließlich, um unsere Anwendung vor Missbrauch zu schützen, um Fehler in unserer Anwendung zu identifizieren und zu beheben. Wir speichern diese Daten bei unserem Applikations-Hoster im Rechenzentrum in Frankfurt/Main. Unser Hoster ist Amazon Web Services EMEA SARL, Niederlassung Deutschland, Marcel-Breuer-Str. 12, 80807 München, Deutschland.

Wo liegen die Daten?

Die Einzelergebnisse. Log-Dateien und ein Teil der zusammenfassenden speichern wir bei unserem Hosting-Anbieter AWS in Frankfurt/Main (Amazon Web Services EMEA SARL, Niederlassung Deutschland, Marcel-Breuer-Str. 12, 80807 München, Deutschland).

Für weitere zusammenfassende Auswertungen exportieren wir in regelmäßigen Abständen die anonymisierten Stimmungswerte der Einzelergebnisse. Wir speichern und verarbeiten diese Daten in Google Sheets.

Euer Recht auf Auskunft und auf Vergessen

Ihr habt das Recht, dass wir euch über die von uns über euch gespeicherten Daten informieren. Ihr habt das Recht, dass wir falsche Daten von euch berichtigen. Ihr habt das Recht, dass wir eure Daten löschen oder weniger Daten von euch verarbeiten. Ihr habt das Recht uns zu sagen, dass wir eure Daten nicht verarbeiten dürfen. Bitte sendet einfach eine E-Mail an jan@parrotpolls.com. Darüber hinaus könnt Ihr euch bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Hamburg über uns beschweren.