Wie mache ich eine Retrospektive oder ein Feedback-Meeting?

Team-Meeting
May 17, 2019

Das Feedback von Teammitgliedern ist wertlos, wenn es nicht adressiert und besprochen wird. Mit anderen Worten: #redetmiteinander. Aber wie moderiert man ein Feedback-Meeting? Im agilen Prozess bzw. SCRUM spricht man in diesem Zusammenhang von Retrospektive. Das Meeting ist fester Bestandteil des Prozesses und hilft dem Team, strukturiert zu reflektieren und Verbesserungspotentiale zu identifizieren. Dabei wird das Augenmerk explizit nicht auf fachliche Themen gelegt. Hier wird das "wie", nicht das "was" besprochen.

Eilige bekommen als Erstes eine schnelle Zusammenfassung für einen möglichen Ablauf für ca. 60 Minuten. Der detaillierte Ablauf kommt dann weiter unten.

Wie mache ich eine Retrospektive?

  1. Blitzlicht: Jeder Anwesende sagt reihum, wie es ihm in der vergangenen Zeit (oder Sprint) erging - ca. 5 Minuten
  2. ParrotPoll durchgehen: Betrachtet die Kommentare seit dem letzten Feedbackmeeting oder Retrospektive in eurer ParrotPoll - ca. 5 Minuten
  3. Segelboot: Male ein Segelboot mit Anker (was behindert uns?), Wind (was beflügelt uns?), Riffen (wo sind Risiken?) und Sonne (was läuft richtig toll?) und bitte jeden Teilnehmer für sich auf Post-its seine Eindrücke zu schreiben - ca. 10 Minuten
  4. Vorstellung: Bitte jeden Teilnehmer, seine Post-its vorzustellen und an die entsprechende Stelle zu kleben - ca. 20 Minuten
  5. Clustern: Ordnet gleiche oder "verwandte" Themen und klebt sie zusammen an eine Stelle - ca. 5 Minuten
  6. Abstimmen: Stimmt je Thema ab, was für den einzelnen am wichtigsten ist - ca. 3 Minuten
  7. Besprechen: Diskutiert 5 Minuten über das Thema mit den meisten Stimmen, ggf. nochmals 5 Minuten - ca. 10 Minuten
  8. Smart-Task definieren: Besprecht für das Thema eine Aufgabe oder eine Lösung und definiert einen Verantwortlichen der sich bis zur nächsten Retrospektive darum kümmert - ca. 5 Minuten

Grundlegendes zur Retrospektive oder zum Team Meeting

Online

Du hast ein virtuelles Team, und es können nicht alle im Raum sein? Kein Problem mit MetroRetro, das nutzen wir selbst auch.

Moderation

Wir empfehlen immer, jemanden von einem anderen Team oder einen Profi moderieren zu lassen. In agilen Teams nimmt die Rolle ein Scrum Master ein. Entscheidend ist, dass die Person die moderiert, keinen inhaltlichen Beitrag leistet, um unvoreingenommen agieren zu können.

Dauer

Wir glauben daran, dass maximal 1,5 Stunden ausreichend sind. Wenn das Meeting zu lang wird, verlieren die meisten ihre Aufmerksamkeit.

Anzahl Teilnehmer

Wir haben die besten Erfahrungen mit bis zu zehn Mitgliedern. Sollten es mehr sein, muss auch mehr Zeit eingeplant werden.

Ziel

Entscheidend ist, das Meeting regelmäßig zu machen, mindestens einmal im Monat. Ihr werdet nie alles besprechen können, aber ihr solltet mindestens das wichtigste Thema identifizieren und einen Lösungsvorschlag erarbeiten, den alle mittragen. Wenn ein Thema diesmal nicht besprochen wurde, aber dringend ist, wird es beim nächsten Mal garantiert wieder aufkommen.

Vergesst nicht, dann auch die ParrotPoll-Funktion "Feedback Meeting eintragen" zu nutzen, damit ihr seht, ob sich etwas verändert hat.

Disziplin

Timebox, Timebox, Timebox. Die Zeiten in der Zusammenfassung sind nicht willkürlich, sondern haben sich für uns als sehr real erwiesen. Damit ihr das schafft, sollte der Moderator immer "Timeboxen". Wir empfehlen immer, eine Timebox zu kaufen, das macht auch andere Meetings effizienter.

Materialien

Ihr braucht eigentlich nicht viel, aber mindestens:

  • Post-its (jeder Teilnehmer bekommt ein paar)
  • Stifte (möglichst eher dickere Stifte, damit alle auch von etwas weiter entfernt das geschriebene erkennen)
  • Timebox (siehe oben)
  • Flipchart oder Board

Zu den einzelnen Punkten (Ablauf)

1. Blitzlicht

Nehmt einen Boardmarker und gebt ihn reihum. Jeder sagt kurz, wie es ihm seit dem letzten Feedback oder Teammeeting ergangen ist, z.B. High- oder Lowpoints und wie er sich jetzt fühlt. Ist eine prima Sache, um aufzulockern und alle ein wenig auf die Stunde einzustimmen.

2. ParrotPolls durchgehen

Schaut euch einfach die Kommentare der letzten Zeit an und lasst sie auf euch wirken. Ihr könnt das am Screen machen, alternativ müsst ihr den Status ausdrucken. Da ihr nun ein Feedback-Meeting oder eine Retrospektive macht, vergesst nicht das Meeting in eurer ParrotPoll einzutragen. Dann sehen alle, dass ihr euer Feedback ernst nehmt und euch damit beschäftigt.

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3. Segelboot

Idealerweise malt der Moderator das Segelboot direkt an die Wand bzw. auf das Flipchart - natürlich kann es auch vorbereitet werden. Eigentlich müsste jeder dazu in der Lage sein, denn das sieht so aus:

Dabei geht es darum, die vergangene Periode unter folgenden Gesichtspunkten zu reflektieren:

  • Speed: Was hat uns schnell gemacht, was hat unsere Arbeit beflügelt?
  • Anker: Was hat uns in unserer Arbeit behindert, was bremst uns?
  • Sonne / Positiv: Was war besonders toll, besonders positiv, was fand ich gut?
  • Kliffe / Risiken: Wo haben wir eventuell Risiken, besondere Herausforderungen, worauf müssen wir besonders achten in nächster Zeit?

Die Teilnehmer reflektieren dies, in dem sie es auf Post-its schreiben. Jeder kann so viele Zettel machen, wie er will. Keiner ist verpflichtet, zu allen Kategorien etwas zu schreiben. Tipp: Schreibt beim Ausfüllen eurer Post-its jeweils Abkürzungen für die jeweilige Kategorie (S für Speed, P für Positiv, A für Anker, R für Risiko). Timebox idealerweise 10, maximal 15 Minuten.

4. Vorstellung

Jetzt stellt jeder seine Punkte vor und klebt sie dabei an die entsprechende Stelle. Wichtig: Alle hören einfach zu, der Moderator unterbindet mögliche Diskussionen über Lösungsvorschläge, damit alle Zeit haben ihre Themen vorzustellen.

Dies ist der längste Teil der Retrospektive, Timebox 20 Minuten. Der Moderator muss unbedingt darauf achten, dass alle dran kommen. Nachdem alle vorgestellt haben, sieht die Wand ungefähr so aus:

5. Clustern

Jetzt "clustert" ihr Themen oder Themenkomplexe, die zusammengehören oder zusammenpassen. Am besten, der Moderator macht das zusammen mit einem oder zwei Teammitgliedern.

Meistens clustert ihr die Themen mit den Risiken und Anker, denn dort wollt ihr am ehesten eine Maßnahme identifizieren. Manchmal macht es aber auch Sinn, die Dinge die euch Schneller gemacht haben, herauszuarbeiten und daraus etwas fürs Team abzuleiten. Schreibt dazu, unter welchem Thema ihr geclustert habt.

6. Abstimmen

Jetzt identifiziert ihr die Themen, die das Team mehrheitlich bewegen. Am schnellsten ist dies über einfache Handmeldung je Thema, initiiert durch den Moderator. Was sich auch sehr gut bewährt hat, ist das Striche-Voting. Jeder Teilnehmer hat drei Striche und kann diese wahllos auf Themen verteilen, in dem er einen Punkt oder Strich zum jeweiligen Thema macht.

Das machen am besten alle gleichzeitig, damit es möglichst wenig gegenseitige Beeinflussung gibt. Es ist auch möglich, drei Punkte nur einem Thema zuzuordnen.

Immer gilt: Das Thema mit den meisten Meldungen oder Punkten wird als erstes besprochen. Dann erst das zweite, usw. Wir empfehlen, maximal die zwei größten Themen zu besprechen, sonst verzettelt man sich zu leicht.

7. Besprechen

Der Moderator führt die Diskussion, in der nochmals über das Thema gesprochen wird. In der ersten Iteration für fünf Minuten (Timebox). Ist kein Lösungsvorschlag oder Konsens nach dieser Zeit erreicht, gibt er nochmals fünf Minuten.

Danach liegt es am Moderator. Ist das Thema zu groß, muss es ggf. in einem eigenen Meeting besprochen werden und kann jetzt nicht gelöst werden.

8. Smart-Task definieren

Ziel einer Retrospektive ist unter anderem, Lösungen für Themen die Euch gerade beschäftigen oder behindern zu finden. Daher ist hier immer das Ziel, bei einem Themenkomplex auch eine wirkliche Lösung zu finden. Das kann auch ein Workshop sein. Wenn ein Vorschlag entsteht, schreibt der Moderator diesen für alle sichtbar an das Flipchart oder Board, sodass alle das gleiche Verständnis entwickeln können. Das Smart-Task ist erst dann komplett, wenn explizit eine Person die Verantwortung dafür übernimmt. Die Einhaltung wird in der nächsten Retrospektive überprüft.

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