Welche Meetings braucht dein virtuelles Team jetzt?

Team-Meeting
Feb 5, 2021

Welche Meetings sind für virtuelle Teams jetzt besonders wichtig?

Diese zwei Meetings bringen den meistens Teams am meisten Nutzen. Das gilt sowohl für virtuelle als auch für "reguläre" Teams:

  1. ein tägliches, kurzes Abstimmungsmeeting
  2. ein Teammeeting, bei dem die Arbeitsweise und Regeln der Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen

Warum diese beiden Meetings so hilfreich sind? Die kurze Antwort: Transparenz, schnelles Feedback und "gemeinsam besser werden". Im Umkehrschluss lässt daraus ableiten: wenn du oder dein Team etwas gegen Transparenz oder eines der anderen Aspekte einzuwenden haben, dann ist dieser Ansatz nichts für euch und du kannst diesen Blog-Post getrost ignorieren.

1. Tägliches, kurzes Abstimmungsmeeting


Steckbrief "Daily Meeting"

  • Wie häufig? Täglich.
  • Wie lange? Unser Erfahrungswert: mit ca. 5 Leuten 15 Minuten, bei einer Teamgröße von 10 Leuten max. 30 Minuten.
  • Geht auch seltener und dafür etwas länger? Ja, aber nach meiner Erfahrung nimmt der Nutzen rapide ab. Die besten Teams, mit denen ich zu tun hatte, haben konsequent jeden Tag so ein "Daily" abgehalten.
  • Wer nimmt teil? Team und Teamleitung. Alle anderen TeilnehmerInnen sind optional und nur passive Teilnehmer.
  • Wozu? Abhängigkeiten erkennen und auflösen. Doppelarbeit vermeiden. Gesprächsbedarf aufdecken. Blockaden frühzeitig erkennen. Eigene Arbeit transparent machen.
  • Für wen? Primär soll das Team hier die Gelegenheit haben, sich miteinander über Abhängigkeiten auszutauschen. Teamleitung & Management können es gleichzeitig als "Wasserstandsmessung" nutzen. Letzteres sollte nicht im Vordergrund stehen!

Die fünf häufigsten Probleme bei ineffizienten Dailys:

  • Das Meeting degradiert zum Report gegenüber der Teamleitung.
  • Gefahr von Mikromanagement.
  • Weniger Nutzen, wenn das Team wenig Überschneidungspunkte (d.h. gemeinsame Aufgaben) hat.
  • Nicht jeden Tag treffen
  • Nicht alle vom Team nehmen jeden Tag Teil

Ablauf "Daily Meeting"

  • Reihum beantwortet jede/r die folgenden drei Fragen:
  • Was habe ich gestern erreicht?
  • Was habe ich heute vor?
  • Bin ich durch etwas / jemanden blockiert in meiner Arbeit (z.B. weil ich auf das Ergebnis von jemandem warte)?
  • Verständnisfragen sind jederzeit erwünscht
  • Diskussionen und Detailfragen bitte auslagern!

Wie ist die Stimmung im Team wirklich?

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2. Teammeeting zur Verbesserung der Zusammenarbeit

(In einigen Methoden auch als "Retrospektive" bezeichnet.)

Steckbrief "Verbesserungs-Meeting"

  • Wie häufig? Normalerweise alle zwei bis drei Wochen. Momentan, weil Viele aufgrund von Corona in einer neuen Arbeitssituation sind, ist mein Vorschlag: Nehmt euch jede Woche eine Stunde Zeit, um die eigene Arbeitsweise zu reflektieren. Dazu gehören dann auch ganz konkrete Fragen, z.B. ob eure Kommunikationsregeln funktionieren oder geändert werden müssen und ob die gewählten Tools gut genug sind und wo noch Bedarf besteht.
  • Wie lange? Bei Teamgröße von 10 Leuten normalerweise ca. 1,5 Stunden. Wenn ihr es zunächst wöchentlich macht, dann sollte eine Stunde reichen.
  • Geht es auch seltener oder kürzer? Siehe oben beim "Daily Meeting".
  • Wer nimmt teil? Team und Teamleitung.
  • Wozu? Kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsweise des Teams durch Reflexion der Erfahrungen aus der Vergangenheit.
  • Für wen? Ausschließlich für das Team. Es geht darum, die eigene Arbeitsweise zu verbessern.

Die häufigsten Probleme bei ineffizienten "Verbesserung-Meetings"

  • Falscher Fokus: Fokus auf Probleme, die das Team nicht lösen kann, anstatt auf Dinge, die im eigenen Einflussbereich liegen.
  • “Missbrauch” als normales Teammeeting mit Themen wie Arbeitsfortschritt, Planung etc. Das Verbesserungs-Meeting dient ausschließlich der Reflexion und dem finden von konkreten Lösungen und Verbesserungen.
  • Zu viele Dinge zugleich angehen wollen. (Eine konkrete Verbesserung pro Meeting reicht.)

Ablauf "Verbesserungs-Meeting"

In der agilen Community ist diese Form von Meeting unter der Bezeichnung “Retrospektive” sehr verbreitet. Entsprechend gibt es unzählige Beschreibungen, wie so ein Meeting ablaufen kann. Im Kern haben sich über die Jahre die folgenden Phasen herausgebildet, die alle gemeinsam haben:

  • Kleine Auflockerung, um positives Gesprächsklima zu schaffen (ca. 5 Min.)
  • Themen sammeln (inkl. Feedback aus den letzten Wochen)
  • Erkenntnisse gewinnen (inkl. konkreter Verbesserungsvorschläge oder Handlungsoptionen)
  • Entscheidungen treffen, Handlungsoptionen wählen
  • Abschluss

💡 Du suchst eine detaillierte Beschreibung, wie du so ein Meeting abhalten kannst? Auf unserem Blog haben wir eine Reihe von Vorschlägen.


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