Triff klare Absprachen! Wie du Regeln für dich und dein (virtuelles) Team aufstellst

Führung
Apr 21, 2020

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Triff klare Absprachen mit deinem Team – und halte dich selber dran!

Dein Team und deine Kollegen wollen wissen, wann und wie sie dich erreichen, besonders wenn sie auf deine Unterstützung angewiesen sind oder dringend eine Antwort von dir brauchen.

In meiner Arbeitspraxis mit Teams im Homeoffice haben sich die folgenden Regeln bewährt.

Anmerkung: Wenn du (noch) keinen Gruppen-Chat benutzt, dann kannst du natürlich auch E-Mail benutzen (aber möglichst nicht WhatsApp oder andere Messenger, denn sonst bekommst du auch am Wochenende und im Feierabend berufliche Nachrichten)

  • Arbeitsbeginn und -ende im Gruppen-Chat bekannt geben, gleiches gilt für längere Arbeitsunterbrechungen
  • kurze Pausen durch den Chat-Status signalisieren
  • E-Mails werden mindestens zweimal täglich gelesen
  • relevante Gruppen-Chats werden einmal pro Stunde gelesen
  • Telefon-Mailbox ebenfalls einmal pro Stunde abhören
  • Pause bedeutet Pause, Feierabend bedeutet Feierabend und Wochenende bedeutet Wochenende: Niemand erwartet von dir, dass du zu diesen Zeiten erreichbar bist. Du musst kein schlechtes Gewissen haben, wenn du außerhalb der Arbeitszeit nicht erreichbar bist.

Wenn du in einem Team arbeitest und ihr noch keine solchen Regeln habt, dann wird es Zeit! Sprich mit deinem Team und schlage vor, dass ihr mit diesen Regeln startet und nach einer Woche nochmal prüft, ob sie sich bewährt haben und wo ihr etwas ändern wollt.

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Auch für das private Umfeld sind klare Absprachen wichtig

Damit die Trennung zwischen Arbeits- und Freizeit gelingt, reicht es für die meisten von uns nicht, wenn wir nur den Arbeitskolleginnen und uns selber klare Signale senden. Deine private Umgebung, Partnerin und Partner, Familie, Mitbewohnerinnen und Mitbewohner jeder Art und Altersstufe müssen wissen, woran sie sind. Sie müssen wissen, wann du möglichst nicht gestört werden darfst, weil du arbeitest und wann du zur Verfügung stehst für andere Aktivitäten.

Wie kann das aussehen?

  • Feste Zeiten vereinbaren, wann man gemeinsam Pause macht und bis dahin Unterbrechungen wirklich vermeiden.
  • Wenn räumlich möglich: Tür zu heißt "Bitte nur in dringenden Fällen stören" (und vorher klären, was "dringend" bedeutet…)

Fazit

Der Vorteil von klaren Regeln sollte auf der Hand liegen: Wenn alle im Team diese Regeln kennen und befolgen, dann bekommt man zeitnah eine Antwort auf Fragen und gleichzeitig kann man ohne schlechtes Gewissen seine Benachrichtigungen in den Pausen, im Feierabend und am Wochenende ausschalten. Gerade wenn man mehr oder weniger unfreiwillig im Homeoffice ist, dann muss man sicher sein, dass man auch abschalten kann und darf.

Und der zweite große Vorteil: Du kannst sogar während der Arbeitszeit deine Benachrichtigungen und vielleicht sogar dein Telefon ausschalten, um konzentriert zu arbeiten. Einfach einen Timer auf 60 Minuten stellen und eine Stunde ohne Unterbrechung arbeiten. Wann ist das in einem Büro heutzutage schon möglich? 😉

Apropos Timer. Zu diesem praktischen Kurzzeitmesser haben wir auch ein paar Tipps parat.

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