Slack & Co: Chatten wie die Profis

New Work
May 19, 2020

Dieser Blog-Post ist Teil unserer kostenlosen Newsletter-Serie für virtuelle Teams.

In vielen Unternehmen gehören Chat-Programme (wie Slack, Microsoft Teams oder Google Hangout) zum Alltag.

Wenn dein Unternehmen bisher nur Telefon und E-Mail benutzt, dann stehst du jetzt eventuell vor einem Problem: Denn wenn fast alle in deinem Team im Homeoffice arbeiten, reichen diese beiden Kommunikationswege eigentlich nicht mehr aus. Je nach Situation sind sie zu unübersichtlich, zu langsam, zu unpersönlich, zu zeitaufwendig.

Darum unsere erste Empfehlung: Kümmert euch darum, eine Chat- und Video-Lösung für euer Team zu bekommen. Wir haben mit unseren Teams dabei gute Erfahrungen gemacht mit Slack (für Gruppen- und Einzel-Chats) und zusätzlich Whereby für Video-Meetings. Beide bieten eine kostenlose Variante mit eingeschränkten Funktionen. Und das Beste: sie benötigen keine IT-Experten für die Einrichtung.

Die Tipps in diesem Newsletter kannst du aber auch auf andere Tools anwenden, nicht nur Slack.

Zwei Fehler, die du und dein Team unbedingt vermeiden sollten

  • Fehler Nr. 1: Direktnachrichten (bzw. private Nachrichten) bevorzugen, anstatt den Gruppen-Chat zu benutzen
  • Fehler Nr. 2: Nicht wissen, wie der Gruppen-Chat wirklich funktioniert


Lösung Nr. 1: Die goldene Regel lautet "Gruppen-Chat vor Privatnachricht"

Die Chat-Regel Nr. 1 bei uns lautet: Alle Nachrichten gehören in den Gruppen-Chat. Nur Nachrichten, deren Inhalt wirklich vertraulich ist, gehören in einen privaten Chat.

Das klingt vielleicht erstmal verwunderlich. Vielleicht fragst du jetzt: "Wieso sollte ich alle meine Kolleginnen und Kollegen nerven, wenn ich eigentlich nur eine Frage an eine bestimmte Person habe? Das geht die anderen doch auch gar nichts an!"

Gegenfrage: Wie hast du es bisher im Büro gehalten? Bist du für jede Frage an deine MitarbeiterInnen in einen abhörsicheren Raum gegangen? Vermutlich nicht. Und wie war das, wenn du jemanden in der Kaffeeküche oder auf dem Flur getroffen hast? Habt ihr da verstohlen geflüstert, damit euch niemand hört?

Ich kann aus Erfahrung sagen: private Chats erzeugen Mehraufwand und verhindern oder verlangsamen den Austausch von Informationen. Sie behindern die Kommunikation im Team. Gruppen-Chats erzeugen Transparenz.

Jetzt kommt in der Regel noch der folgende Einwand: "Aber wenn alles im Gruppen-Chat geschrieben wird, dann bekomme ich doch nie etwas erledigt, weil ich ständig benachrichtigt werde!" Ja, das stimmt. Und zwar genau dann, wenn ihr als Team Fehler Nr. 2 begeht und nicht genau wisst, wie man euer Chat-Tool richtig benutzt und einstellt. Gibt es dafür vielleicht auch eine Lösung? 🤔

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Lösung Nr. 2: Lerne die Funktionen deines Chat-Tools richtig zu nutzen!

Chat-Tools für den professionellen Einsatz haben nämlich genau hierfür spezielle Funktionen. (Vielleicht benutzt ihr auch das falsche Chat-Tool. WhatsApp ist z.B. nicht wirklich geeignet, weil genau solche Funktionen fehlen.)

Mein Vorschlag: Guckt mal in die Hilfeseiten eures Chat-Tools und findet die Antworten auf folgende Fragen. (In Klammern habe ich die Hilfe-Artikel von Slack verlinkt, weil es sehr verbreitet ist.)

Es reicht natürlich nicht, wenn nur du diese Funktionen kennst und richtig einsetzen kannst. Ihr müsst als Team lernen, wie das alles zusammen richtig eingesetzt wird. Die verlinkten Hilfe-Artikel sollen dazu eine Hilfestellung sein.

Tipp: Du findest auf unserem Blog auch einen ganzen Beitrag zu Slack mit weiteren Tipps, die auch für ähnliche Chat-Tools nützlich sein sollten.


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