Hilfe zur Selbstorganisation: Die Timebox

New Work
Nov 11, 2019

Über die Jahre habe ich in verschiedensten Organisationen und Projekten gearbeitet und immer neue Tools ausprobiert. Ich bin ein starker Verfechter von Transparenz und einfachen Werkzeugen, die persönliche Interaktion und Kommunikation fördern. Für effiziente Arbeit habe ich ein "Standard-Tool-Set", welches ich meist bei neuen Kunden einführe. Das vierte Tool ist analog und eigentlich echt simpel: Die Timebox.

Kinder, Kinder - wie die Zeit vergeht

Eine Anekdote, die immer gern erzähle, ist die Herkunft der Timebox. Erfunden wurde sie nämlich, um Kindern ein Gefühl für Zeit zu vermitteln. Man sagt also sowas wie

Du kannst jetzt noch 30 Minuten spielen, und dann gibt's Abendessen.

Nur - was ist das denn, 30 Minuten? Vor allem, wenn man die Uhr nicht lesen kann? Dafür wurde die Timebox erfunden, man stellt 30 Minuten ein. Durch die rückwärts laufende rote Schablone der Timebox entwickelt das Kind ein Gefühl für Zeit. Wenn die Zeit abgelaufen ist, klingelts. Im besten (oder aus Sicht des Kindes vielleicht auch schlechtesten) Fall gibts dann Abendessen.

Irgendwann hat die agile Community das für sich entdeckt und eingesetzt. Für Meetings. Für Projekte. Und ich bin dieser Entdeckung unendlich dankbar, denn sie hat mir etwas Kostbares zurückgegeben, nämlich: Zeit.

Meetings

Denn wo habe ich die meiste Zeit verplempert? Genau, in Meetings. Nun werde ich meist auf Stundenbasis bezahlt, aber es gibt aus meiner Sicht nichts ineffizienteres, als in langen Meetings abzuhängen. Gemäß der agilen, iterativen Vorgehensweise glaube ich daher an folgenden Grundsatz:

Jedes Meeting hat ein Ziel, eine Agenda und eine Timebox.

Und in der Timebox kann ich nur eine Stunde einstellen, bis es piept. Gibt es das, ein Meeting, dass auch noch nach einer Stunde noch effizient und zielführend ist? Naja, immerhin halte ich dies für diskutabel. Nicht falsch verstehen, Kommunikation, Diskussion und Ergebnisse sind wichtig. Aber mit einem Ziel. Und manchmal ist nach 30 Minuten das Wichtigste gesagt, sind die wichtigsten Gedanken ausgetauscht. Und dann ist auch gut.

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Timeboxing mit der Uhr als Methode

Timeboxing kann auch für euch selbst eine sinnvolle Methode sein. Warum? Weil euch reduzierte Zeit den Fokus gibt, nur die wichtigsten Dinge abzuarbeiten. Das ist dann wie bei einem Backlog: Was ist das Wichtigste? Das mache ich zuerst!

  • Arbeite eine halbe Stunde E-Mails ab. Fokussiere dich nur auf das Wichtigste. Wenn es klingelt, hör auf, egal was passiert. Was dann nicht abgearbeitet ist, war nicht wichtig genug und kann liegen bleiben.
  • Versucht euch einem komplexen Problem zu nähern, in dem ihr Mal einen festen Zeitraum brainstormed. Gebt euch eine Stunde. Wenn es nicht weiter geht, macht das gleiche nochmals zu einem späteren Zeitpunkt.

Welche Timebox?

Auf dem Markt sind sehr viele, aber ich bin ein großer Fan des Klassikers: dem Time Timer. Der schaut so aus:

Könnt ihr einfach googlen. Natürlich gibt es auch Apps, ich persönlich mag aber die haptische Variante lieber.

Tipps und Tricks bei der Verwendung der Timebox

  • Sichtbarkeit: Die Timebox muss für alle im Meeting immer sichtbar sein. Stellt sie also so, dass alle sie sehen. Damit "lenke" ich - vor allem zum Schluss - eine Diskussion und verhindere lange Diskussionen ohne Inhalt.
  • Sichtbarkeit mit einer App: Deshalb rate ich auch von Timebox-Apps ab. Auch wenn alle immer von Meetingdisziplin und "ohne Smartphone" sprechen, ich habe das schon als normal akzeptiert. Das bedeutet aber auch, dass die Timebox nicht für alle sichtbar ist, denn Nachrichten poppen auf, das Telefon klingelt etc. und die App gerät in den Hintergrund. Außerdem ist es manchmal gar nicht so einfach, das Telefon so zu stellen, dass alle den Timer sehen. Wenn es dennoch sein muss, empfehle ich die von IT-Agile, weil ich die (IT-Agile) gut finde.
  • Größe: Schaut beim Bestellen des Time Timers unbedingt auf die Größe, die gibt es nämlich in zwei Größen! Meine Frau hat aus Versehen das riesige Teil bestellt (12"), welches ihr auch auf dem Bild seht. Das ist zwar prima für die Sichtbarkeit. Aber wenn ihr die Timebox mitnehmen wollt, ist der Rucksack voll. Besser die 8" Version kaufen!
  • Bestimmt am Anfang erstmal einen Moderator, der für die Timebox verantwortlich ist. Mit Blick auf die Timebox kann er ggf. freundlich aber bestimmt eine Diskussion wieder auf den richtigen Pfad bringen.
  • Meetings und Ergebnisse: Manchmal gibt es kein Ergebnis in einem Meeting. Die Timebox kann auch helfen, genau das herauszuarbeiten. Die Verabredung ist immer, in dem gesetzten Zeitrahmen ein Ergebnis zu finden. Wenn dies nicht gelingt, wird an dieser Stelle abgebrochen und ihr müsst ein neues Meeting organisieren. Das kann sehr heilend sein, und manchmal, manchmal erledigen sich Dinge dann auch von selbst.
  • Verlängerungen bei Diskussionen: So wie in den bereits geschilderten Artikeln zu Retrospektiven kann man auch in Workshops prima iterativ bei Diskussionen vorgehen. Stellt die Timebox auf 10 Minuten, diskutiert über einen Lösungsvorschlag und verlängert nur, wenn ein Konsens besteht, dass alle auch die Verlängerung für sinnvoll erachten. Für die Verlängerung werden dann wieder für 10 Minuten eingestellt.

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