Einfachste Videokommunikation für das Homeoffice mit Whereby (früher: Appear.in)

Virtuelle Teams
Aug 22, 2019

Über die Jahre habe ich in verschiedensten Organisationen und Projekten gearbeitet und immer neue Tools ausprobiert. Ich bin ein starker Verfechter von Transparenz und einfachen Werkzeugen, die persönliche Interaktion, Remote Arbeit und Kommunikation fördern. Damit bin ich implizit auch ein starker Verfechter von "New Work". Für effiziente Arbeit habe ich ein "Standard-Tool-Set", welches ich meist bei neuen Kunden zumindest in Teilen einführe.

Anmerkung: Leider haben die Gründer einen wohl aufwändigen Prozess über den Namen "Appear.in" verloren. Daher ist der neue Name von Appear.in nun Whereby.com. Ich will gar nicht wissen, wie viele Kosten das nach sich zieht (Indizierung, Domain kaufen, Umzug, Anwälte...). Es wird aber schlichtweg noch eine Weile dauern, bis sich alle an den neuen Namen gewöhnt haben. Das Tool ist immer noch super.

Whereby - einfachste Videokommunikation für dein Homeoffice

Was ist der Nutzen von Whereby?

Zunächst: Ich halte Telefonkonferenzen (ohne Video) für ineffizient. Warum? Das Einzige, was eine persönliche Kommunikation nahezu ersetzen kann, ist eine Kommunikation über Video. Ich möchte, dass wir alle immer das Gleiche sehen, wenn wir uns z.B. ein Board oder eine Präsentation anschauen. Darüber hinaus hat die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht eine höhere Qualität. Reagiert jemand ablehnend auf einen Vorschlag? Ist er oder sie genervt oder gut drauf? Die Kombination aus sehen und hören ist schlichtweg besser für die Kommunikation.

Das Problem war nur immer, dass nur sich nur wenige Unternehmen Videokommunikation leisten wollten und konnten. Und wenn, dann gab es Probleme bei der Installation, mit der Hardware etc.
Die Gründer von Whereby (übrigens aus Norwegen) haben drei wesentliche Dinge verbessert, die an den meisten teuren, aufwändigen und komplizierten Videotools immer genervt haben:

  1. Whereby ist für alle technisch zugänglich, da es über einen Browser funktioniert. Kein lästiges Tool-Runterladen, Installation ohne Adminrechte und Lizenzproblematik. Whereby ist aber auch sonst leicht zugänglich. Die URL ist im Endeffekt ein virtueller Raum, der immer da ist. Wenn ich die URL des Raumes aufrufe, bin ich in der Videokonferenz, als würde ich einen Meetingraum betreten.
  2. Die UX ist reduziert und einfach. Ich kann den Bildschirm ganz oder eingeschränkt teilen, alle sehen den Cursor, wenn ich etwas zeige und ich sehe, was die anderen sehen.
  3. Die meisten Funktionen sind auch in der kostenlosen Version verfügbar. Mit der kostenpflichtigen Lizenz bekommt man ein funktionierendes Produkt für wenig Geld.

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Lizenzen und Kosten

  • Mit der kostenlosen Version bekommt man schon ziemlich viel: ein Raum mit bis zu vier Teilnehmern. Der Raum kann mit einer PIN abgesperrt werden und die URL = Raum ist frei wählbar
  • Ab 9 EUR / Monat dann bis zu 3 Räume mit bis zu 12 Teilnehmern
  • Ab 83 EUR dann unlimited Teilnehmer und weitere Features

To-dos bei der Einführung von Whereby

  • Account anlegen auf der Webseite
  • Reservierung eines Videoraum-Links
  • Falls ein Zugang mit einer PIN erfolgen soll: Ablage der Zugangsdaten an relevanten Stellen (z.B. Slack Pin, E-Mail ans gesamte Team, Aushang im Teamraum)
  • Loslegen!

Bewertung von Whereby

Ich nutze Whereby bei allen möglichen Organisationen, ebenso wie Slack ist es für mich nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Insbesondere in verteilten Teams hat Videochat einfach eine höhere Interaktions-Qualität als ein Telefongespräch. Wenn Homeoffice bei euch ein großes Thema ist, macht es ebenfalls Sinn.
Noch wichtiger: Whereby ist idiotensicher. Auch weniger IT-Bewanderte Nutzer kommen prima damit klar. Ich habe damit auch schon Reviews mit vielen Zuschauern erfolgreich organisiert.

Tipps zur Nutzung von Whereby

  • Whereby funktioniert nur mit modernen Browsern in aktuellen Versionen
  • Wenn mal etwas nicht funktioniert, dann macht einen Refresh der Seite, meist hilft das
  • Wenn ihr in größeren Gruppen an einer Videokonferenz teilnehmt, schließt einen externen USB Speaker an, das lohnt sich für die Tonqualität (Bluetooth ist zu verzögert)
  • Disziplin bei größeren Gruppen ist dennoch wichtig, zu vieles Durcheinander-Gerede kommt auf der anderen Seite nicht klar an
  • Nutzt die Tastatur Shortcuts "M" für Mute (Ton aus/an) und schaltet euch aus, wenn ihr nichts zu sagen habt ;-)
  • Ich empfehle in einer normalen Teamgröße die mittlere Preisschiene, mit bis zu drei Räumen. Ihr werdet schnell feststellen, dass alle im Team statt Telefon nur noch Whereby nutzen. Dann ist der "Raum" aber ständig besetzt. Deshalb machen drei Räume einfach mehr Sinn. Zusätzlich ist die Nutzung von bis zu 12 Teilnehmern kein allzu limitierender Faktor.

Und sonst noch:

Ein zusätzlicher Kommentar an dieser Stelle: Auch wenn es Tools sind, die mehrheitlich von agilen oder Scrum Teams benutzt werden, so ebnet die Benutzung dieser Werkzeuge nicht automatisch den Weg zur "New Work".

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