Anleitung für ein Teammeeting mit Feedback in ParrotPolls

Team-Meeting
Aug 30, 2019

Du bist Teamleiter oder Teamleiterin und hast Feedback bekommen? Du weißt nicht so richtig, wie du damit umgehen sollst? Am besten, ihr #redetmiteinander im Teammeeting. Wie man strukturiert mit Feedback umgehen und vor allem etwas Sinnvolles rausziehen kann, zeigen wir euch hier. Eilige finden direkt den Ablauf des Meetings. Für Interessierte gibt es im Anschluss noch ein paar Tipps.

Ablauf

Was du brauchst

1. ParrotPoll anschauen (3 Minuten)

Vorbereitung: Ausdruck der ParrotPoll oder Webseite auf dem Monitor öffnen
Ziel: Holt euch die letzte Zeit wieder in Erinnerung. Was war vor zwei, drei, vier Wochen?

Schaut euch die Kommentare der letzten Zeit gemeinsam auf einem Monitor oder ausgedruckt an. Lasst es wirken. Diskutiert nicht darüber.

2. Themen erarbeiten (10 Minuten)

Vorbereitung:

  • Post-its und Stifte für die Teilnehmer bereitstellen
  • Timer für alle sichtbar haben
  • Wand mit Rubrik "Gut" und "Schlecht" vorbereiten

Ziel: Jeder kann seine für ihn wichtigen Themen aufschreiben

Gebt euch 10 Minuten, um aufzuschreiben was in der letzten Zeit gut und was schlecht gelaufen ist. Jeder schreibt seine Themen und Stichworte für sich auf. Je Post-it wird markiert, ob es ein "gutes" oder "schlechtes" ist. Die Anzahl der Post-its ist nicht begrenzt.

3. Themen vorstellen: (ca. 20 Minuten)

Keine Vorbereitung nötig
Ziel: Jeder wird gehört und kann - ohne Diskussion - seine Sichtweise vorstellen

Jeder stellt reihum seine "guten" und "schlechten" Post-its an der Wand vor, indem er sie an die entsprechende Stelle klebt (siehe Foto). Er / sie erläutert je Post-it kurz, was die Themen sind und warum er / sie die Dinge so sieht. Achtung: An dieser Stelle wird (noch) nicht diskutiert - Nachfragen zum Verständnis sind natürlich erlaubt. Wenn ihr fertig seid, schaut das so aus:

Wie ist die Stimmung im Team wirklich?

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4. Themen clustern (ca. 5 Minuten)

Vorbereitung: Hab´ Post-its bereit, um das Thema eines Clusters zu vermerken
Ziel: Es werden Themenblöcke identifiziert

Stellt euch gemeinsam vor die Wand und findet "artverwandte" Themen, die ihr dann zusammen klebt (clustert). Mit "artverwandten Themen" sind alle Post-its gemeint, die sich auf das gleiche Problem, Herausforderung oder Umstand beziehen. Clustern ist unabhängig von "guten" und "schlechten" Post-its. Gib jedem Cluster den Namen des jeweiligen Themas (z.B. Systemproblem XY, Kommunikation, Effizienz von Meetings, ...). Typischerweise habt ihr dann mindestens zwei oder drei Cluster.

5. Priorisieren (ca. 3 Minuten)

Vorbereitung: Stifte bereithalten
Ziel: Der wichtigste Themenblock wird mit einfacher Mehrheit bestimmt

Jedes Teammitglied hat nun eine Stimme, um das Aus seiner Sicht wichtigste Thema zu identifizieren. Dafür macht jeder einen Strich bei dem Cluster, den er am wichtigsten findet. Ihr macht das einfach gleichzeitig an der Wand, damit ihr euch nicht gegenseitig zu sehr beeinflusst. Das Thema mit den meisten Stimmen ist offensichtlich aus Teamsicht das Wichtigste. Sollten mehrere die gleiche Stimmenanzahl haben, dann kannst du nochmals mit einfacher Mehrheit das wichtigere bestimmen.

6. Lösungen finden (ca. 20 Minuten)

Vorbereitung: Hab´ den Timer bereit
Ziel: Es wird ein Lösungsweg gefunden

Jetzt nehmt ihr euch das wichtigste Thema vor und diskutiert darüber 5 Minuten (stellt euch einen Timer). Euer Ziel ist, eine Lösung zu finden, auf die sich alle einigen können. Für die Umsetzung der Lösung ist eine Person zuständig, die im Raum ist und sich darum zu kümmert. Ganz wichtig: Die Lösung ist eine Aufgabe, kein Projekt. Schreibt auf, wie die Lösung ist und wer der Verantwortliche ist. Beim nächsten Mal klärt ihr, was dabei rausgekommen ist.

Wenn ihr nach fünf Minuten noch keine Lösung habt, verlängert ihr nochmals um fünf Minuten. Wenn ihr dann noch keine Lösung habt, braucht ihr ein eigenes Meeting, um eine Lösung zu finden. Es wird jemand aus dem Raum gemeinsam bestimmt, der sich dann um die Organisation des Meetings für dieses Thema kümmert. Solltet ihr noch Zeit haben oder es für notwendig erachten, nehmt ihr euch das nächste Thema vor und verfahrt wie oben.

Grundsätzliche Anmerkungen und Tipps

Dein Team will gehört werden

Wenn du in ParrotPolls nutzt, dann solltest du dafür ein regelmäßiges Meeting ansetzen. Eine Faustregel könnte sein: Feedback Woche für Woche, Feedback-Meeting einmal im Monat. Wenn es nichts zu besprechen gibt, lasst ihr den Termin einfach ausfallen. Aber es gibt einen Regeltermin für eure ParrotPoll. Mit einem eigenen ParrotPolls-Meeting setzt du als Teamleiter ein wichtiges Zeichen:

  1. Du nimmst das Feedback ernst
  2. Es ist dir wichtig, über diese Themen zu sprechen
  3. Du möchtest die drängensten Themen angehen

Damit hast du bereits viel für die Motivation deines Teams getan, denn du möchtest explizit Raum für die Themen schaffen, die dein Team beschäftigen.

Probleme ändern sich - löst sie Schritt für Schritt

Wir von ParrotPolls wissen aus eigener Erfahrung, dass sich viele der ParrotPoll-Kurven unterschiedlichster Teams gleichen. Eine Berg- und Talfahrt der Stimmung oder Probleme ist normal. Warum? Nachdem das eine Thema gelöst ist, ist alles eine Weile gut - und dann kommt eine neue Herausforderung. Ein(e) neuer KollegIn, eine Agentur springt ab, ein Zulieferer hat Qualitätsprobleme, you name it. Und dann gibts etwas Neues zu lösen.

Daher gilt für uns folgende Regel: Erstmal wollen wir das wichtigste Thema angehen. Und zwar nur das Wichtigste, nicht die fünf Wichtigsten. Und was am wichtigsten ist, soll das Team mehrheitlich einfach festlegen. Wenn beim nächsten Meeting die heutige Nummer 2 am drängendsten ist, dann kümmert euch dann darum.

Moderator oder selber machen?

Ich versuche es mal so zu formulieren: Auch deine Entscheidungen sind nicht immer glorreich, manche sind vielleicht auch schlichtweg kloreif. Als Führungskraft bist du auch Teammitglied. Entscheidend ist, wie dein Team das sieht. Noch viel entscheidender ist, ob du kritikfähig bist. Denn wenn du moderierst aber gleichzeitig "Betroffener" bist, dann musst du sehr, sehr viel Disziplin haben um beide Rollen adäquat im gleichen Meeting spielen zu können. Glaub mir, das können nicht viele - und die meisten von denen haben solche Meetings schon sehr häufig gemacht.

Grundsätzlich würde ich daher immer raten, einen "unbeteiligten Dritten" zu bitten, das Meeting zu moderieren. Das kann jemand aus einer ganz anderen Abteilung sein, ganz gleich ob Führungskraft oder "Normalo". Wichtig ist, dass die Person beim Team und auch dir selbst akzeptiert ist.

Vegas Regel und Prime Directive

Feedback ist Vertrauenssache. Bedenke, vielleicht hat der eine oder andere sich nur unter dem Deckmantel der Anonymität getraut, etwas zu schreiben, was nun Thema ist. Und möglicherweise muss er oder sie sich nun aus der Deckung wagen. Daher funktioniert das Meeting nur bei der Beachtung zweiter Regeln:

  1. „What happens in Vegas, stays in Vegas.“ --> Was in diesem Meeting besprochen wurde, bleibt bei den Teilnehmern die dabei waren
  2. Prime Directive --> es wird immer davon ausgegangen, dass jeder die beste Arbeit unter den gegebenen Voraussetzungen, seinen aktuellen Fähigkeiten, seinem Wissensstand, den vorhandenen Ressourcen in der jeweiligen Situation geleistet hat.

Diskussionen sinnvoll moderieren

Eine gute Diskussion ist auch von der Disziplin der Teilnehmer abhängig. Versucht daher, über Handzeichen eine Reihenfolge der Beiträge einzuhalten, wenn ihr es sonst nicht besser hinbekommt.

Fazit

Mit Feedback sinnvoll umzugehen ist eine hohe Kunst. Es wird vor allem dein Team weiterbringen und die Ergebnisse verbessern (nicht zuletzt also auch das Ergebnis des Teamleiters). Wenn das erste Meeting noch etwas holprig war, so wird sich das bei Wiederholung ändern. Wichtig ist, dass die Wiederholung stattfindet, nur so könnt ihr kontinuierlich besser werden. Viel Erfolg!

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#NewWork #RedetMiteinander

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